İdari disiplinin bölümler arası elektronik sistemi

Performans disiplininin kontrolünü sağlayan elektronik belge yönetimi. Sistem, aynı zamanda, doküman yönetim süreçlerini otomatikleştirmek ve talimatların yürütülmesini izlemek için dokümanlar ve hazır araçlar ile çalışanların ortak çalışması için araçlar sağlar.

Elektronik belge yönetim sisteminin ana işlevleri

Elektronik belge yönetim sisteminin ana işlevleri şunlardır:

– belgelerin kaydı;

– belgelerin yürütülmesinin kontrolü;

– belgelerle çalışma geçmişini koruyarak kağıt ve elektronik belgelerin hareketinin kontrolü;

– belgelerin ayrıntılarının oluşturulması ve düzenlenmesi;

– işletmenin belge akışı hakkında raporların oluşturulması;

– doğrudan sistemde bir belge oluşturmak;

– belge sürümleri, karmaşık çok bileşenli ve çok biçimli belgeler, eklerle çalışın;

– belgelerin elektronik dağıtımı;

– klasörlerdeki belgelerle çalışın;

– bilgiye erişim ve belgelerin işlenmesi maliyetlerinin azaltılması.

Elektronik belge yönetiminin avantajları

Elektronik belge yönetiminin başlıca avantajları aşağıdakileri içerir:

– elektronik bir arşivde belgelerin merkezi, yapılandırılmış ve sistemli bir şekilde depolanması;

— kağıt belgelerin basım, posta ve saklama maliyetlerinin azaltılması;

– bir belgenin oluşturulması ve işlenmesi için prosedürlere tek tip bir yaklaşım (kayıt, onay vb.);

– belgelerin teslimi, tescili ve koordinasyonu için sürenin kısaltılması;

– belgelerin imzalanma hızı;

– 24 saat çevrimiçi belgelerle herhangi bir işlemi gerçekleştirme yeteneği: arama, indirme, yazdırma, doğrulama, reddetme ve hareketlerini takip etme;

— belgeler için hızlı arama.

– elektronik belge yönetim sisteminde kuruluş belgeleri yazdıramaz, elektronik bir arşivde saklayabilir.

– Gerekirse arşivde saklanan belgelerin çıktısı alınabilir.